UMA ABORDAGEM VOLTADA PARA A ALTA PERFORMANCE EM GESTÃO DE PROJETOS
O atual cenário de gestão de projetos requer abordagens cada vez mais voltadas para a alta performance. São diversos públicos com interesses específicos e diretamente impactados pelos resultados dos projetos, nos diferentes estágios do seu ciclo de vida.
Primeiramente cabe conceituar o termo Stakeholder, o qual é utilizado para designar as partes interessadas, ou seja, qualquer indivíduo, grupo ou organização capaz de afetar o negócio e/ou projeto, por meio de suas opiniões ou ações, ou ser por ele afetado: público interno, fornecedores, consumidores, comunidade, governo, acionistas, entre outros.
Os stakeholders são atores ativos dos projetos, ou por serem os usuários finais do produto, ou por deterem um conhecimento vital ao sucesso, viabilizarem recursos ou mesmo aprovarem a concretização do projeto.
Já na fase inicial do projeto, é vital Identificar claramente quem são os stakeholders, por meio do conceito de Participantes Primários do Projeto – gerente de projeto, equipe de projeto, gerente funcional, apoiadores e clientes, assim descritos:
1. GERENTE DE PROJETO Assim como um maestro, é o responsável pela harmonia da orquestra (ou seja, a equipe de projeto). Planejando ações ou administrando conflitos, o gerente de projetos exerce um dos papéis principais. Cabe a ele identificar os demais stakeholders e suas respectivas contribuições. O objetivo principal do gerente de projetos é satisfazer a todos os stakeholders, incluindo ele próprio.
2. EQUIPE DE PROJETO Engloba todos que dedicam tempo e habilidades para o sucesso do projeto, e podem ser as pessoas da empresa, fornecedores e até mesmo clientes. É essencial que cada integrante tenha o claro entendimento de seu papel e responsabilidades, visando o alto desempenho da equipe e sucesso do projeto.
3. GERÊNCIA FUNCIONAL Com exceção de empresas estruturadas por projeto, a maioria das organizações possui estrutura matricial, onde se destaca a figura dos gerentes funcionais, cujo apoio é um dos fatores críticos de sucesso em projetos. Por meio dela é possível conseguir os recursos certos na hora certa, bem como decisões favoráveis ao projeto.
4. APOIADORES Pode ser um gerente júnior ou um executivo sênior, que atua como uma ponte entre o projeto e o processo decisório da empresa. Geralmente, por direito e titularidade, ele detém o poder que falta ao gerente de projeto, e pode representá-lo ou mesmo influenciá-lo.
5. CLIENTE é a razão de ser de qualquer projeto, pois é quem paga por ele. Ou seja, é quem tem poder de mando e desmando sobre as características do produto ou serviço final, orçamento e indicadores de desempenho do projeto.
Lidar com esses participantes todos é um exercício de liderança para o gerente de projeto, e cabe a ele guiá-los, por meio de algumas atitudes:
· Controle a inclusão de participantes: Caso sinta que alguém não tem esse direito de ‘palpitar’ no projeto, o gerente de projeto deve retrair-se, com auxílio do apoiador. Aqui, o poder de persuasão deve ser amplamente utilizado.
· Gerencie com foco no alto escalão da organização: apoiadores, gerentes funcionais e mesmo clientes, possuem poder formal. No entanto, eles precisam ser guiados, questionados com perguntas difíceis, levados à decisão entre alternativas plausíveis e contagiados com a energia positiva do gerente de projeto.
O cerne do sucesso na gestão de um projeto é satisfazer as expectativas de todos os participantes. O passo inicial é a concordância sobre os objetivos e metas do projeto. Com base nesse acordo, cabe ao gerente de projeto orquestrar a equipe. O ideal é gerenciar com foco no alto escalão, usando todo o conhecimento em projetos, no sentido de obter o máximo de cada participante.
DICA DE LEITURA VERSUH, Eric. MBA compacto, gestão de projetos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2000.
Cristiane Zaninelli, Especializada em Gestão de Projetos, possui 10 anos de experiência na área. Atua no desenvolvimento e aplicação de Treinamentos Técnicos / Comportamentais, como Gestão de Projetos, Marketing, Gestão do Tempo e Administração de Conflitos. Desenvolve e implementa processos e procedimentos e gerencia projetos de pesquisa. Consultora para empresas como: Banco do Brasil, Klabin, Kraft Foods, General Motors do Brasil, Renault Nissan, Peugeot Citröen, Volvo Serviços Financeiros, DTCOM, Seara Alimentos, América Latina Logística (ALL), Editel Listas Telefônicas, entre outras. * czconsulting@uol.com.br; www.anjodigital.com